Todos nos desesperamos a veces por lo poco que nos cunde el día, por lo rápido que pasa el tiempo y lo poco que parece que lleguemos a hacer, cumplir o cerrar en una jornada de trabajo.
Y al final del día agotado/a, después de no parar en todo el día llegas a casa con la sensación de “no sé que he hecho hoy exactamente, pero estoy agotado/a y creo que no he avanzado demasiado en el cúmulo de cosas pendientes que tenía.”
¡Es frustrante y desesperanzador, y se van acumulando días y días con a sensación de “esto es un caos!, no llego a todo! Descontrol y estrés!”.
Creo que a la mayoría de nosotros nos gustaría sentir que tenemos el control del cúmulo de “pendientes”, y que cumplimos con aquello que es mas importante, y estar satisfechos con nuestro rendimiento de manera que veamos como nuestros objetivos se van cumpliendo y estamos dando alcance a nuestra agenda.
Organizarse, priorizar y gestionar el tiempo son mantras que se repiten hasta el infinito cuando hablamos de productividad personal, pero estaremos de acuerdo en que no es tan fácil.
DE MOMENTO DEJADME APUNTAROS 4 ERRORES QUE COMETEMOS SISTEMÁTICAMENTE, Y QUE DAN AL TRASTE CON NUESTRO PRODUCTIVIDAD.
1. Subestimamos el coste de las pequeñas fugas de tiempo y energía.
El tiempo y la energía que tenemos a lo largo del día son limitados, y por tanto muy valiosos.
Las pequeñas perdidas de tiempo y energía son como sumideros de productividad.
“No, si es un momento …”, “Son dos minutos …” leches!!… Diez minutos aquí, cinco allá, quince allá … y en poco tiempo puede que hayas sumado una hora (o más) haciendo pequeñas tonterías.
Además estas pequeñas tonterías cortan tu flujo de trabajo y te roban capacidad de procesamiento. Ten en cuenta que tenemos una capacidad limitada de procesamiento al día: “Hoy podrás procesar tantos trillones de megabytes, ni un byte más.”, y con eso te tienes que apañar, y aunque lo parezca no es tanto, nuestro cerebro tiene una capacidad bastante limitada y da para lo que da.
Es más tienes un número limitado de decisiones (micro-decisiones) que puedes hacer en un día, y cada vez que ocupas tu cerebro en ítems o tareas que no aportan valor estás quemando cartuchos.
Algunos dirán, “bueno, pero es que no somos robots! Danos un poco de margen para despistarnos o para “pelotudear” … coge el margen que quieras para hacer paridas, mandangas y entretenerte en fruslerías, pero luego no te quejes. Precisamente porque no somos robots debemos ser tacaños con a que le dedicamos nuestro tiempo y energía.
Te voy a poner un ejemplo: ¿cuantas veces asumes mini-compromisos innecesarios? (“Luego te mando el pdf …, tranquilo , es un momento, luego te lo miro …”), o ¿cuantas veces te enganchas en una conversación absolutamente insustancial sobre algo que ni te importa ni aporta valor alguno, pero lo haces por comodidad o para “desconectar”?
Que no digo que no lo hagas, pero que sepas que eso no contribuye a tu productividad personal, ni a tu paz mental al final del día.
2. Somos absurdamente optimistas con nuestra capacidad de disponibilidad de Atención de Calidad (FOCO) al día.
El trabajo de calidad, la ejecución de proyectos con excelencia, el servicio de calidad, el pensamiento estratégico, la resolución de problemas, la creatividad … requieren grandes cantidades de atención de calidad y capacidad de foco.
Date cuenta que tu cerebro tendrá al día alrededor de 3 horas de atención de calidad. Esto como mucho, porque el cerebro se cansa y reduce su rendimiento. Lo quieras o no tu cerebro no es una máquina que le puedes pedir todo lo quieras en todo momento: hay momentos que estás brillante, y hay momentos que estás más “empanao” que un filete, y eso tu y todo el mundo. Así que tu capacidad de concentración y de foco de calidad es li-mi-ta-dí-si-ma.
Tú verás lo que haces con ella.
Eso si, hay una buena noticia, como han demostrado Daniel Goleman, Richard J.Davidson y Mihaly Csikszentmihalyi, la capacidad de Control Cognitivo de la Atención es algo que se entrena y se puede aumentar (y muy considerablemente) con el tiempo.
Si tienes algo que es prioritario y requiere de tu mejor atención de calidad debes ser despiadado: bloquéate 90min, móvil en modo avión, ponte una alarma, y hasta que no suene la alarma solamente puedes hacer una sola cosa, de forma obsesiva, una sola cosa! … como habrás el correo o mires el móvil el francotirador de la productividad te vuela la cabeza. Puuuuuhhh!!
3. No Aprovechas los valles y los picos de energía adecuadamente.
En su libro “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”, Carl Newport establece un diferenciación entre dos tipos de tareas en función de la exigencia cognitiva que suponen:
DEEP WORK: “Actividades profesionales realizadas en un estado de concentración sin distracciones que llevan las capacidades cognitivas del individuo a su mejor rendimiento. Estos esfuerzos aportan realmente un nuevo valor, mejoran su creatividad y su capacidad de resolver cuestiones complejas con mayor nivel de excelencia. Requieren una inversión deliberada de la energía mental en una actividad concreta. Exige disciplina interna por parte del individuo.”
Ejemplos: escribir un artículo, preparar un presupuesto, diseñar un guion para una presentación, responder un mail complicado, …
SHALLOW WORK: “Tareas de baja exigencia cognitiva, a menudo se realizan de forma automática o con poco nivel de concentración o atención. Estos esfuerzos tienden a no crear mucho valor para la organización y son fáciles de replicar. Son tarea que requieren bajos niveles de inversión de energía y de atención.”
Ejemplos: reservar un vuelo, ordenar y eliminar correos, hacer lista de gastos, enviar una factura …
Es muy importante saber distinguir entre estos dos tipos de tareas para poder aprovechar al máximo tu tiempo y tu energía, tanto en los picos de energía como también en los valles de energía, y me explico.
A lo largo del día tu cerebro tendrá momentos de mayor cantidad de energía mental (estar más atento, más brillante, y más capaz), y también habrá momentos en que tu cerebro esté en modo “bajo rendimiento” o directamente “full-empane”. Curiosamente si sabes distinguir entre estos dos sub-grupos de tareas, Deep y Shallow, podrás invertir tanto los momentos de alto rendimiento como los momentos de bajo rendimiento, sacándole el máximo al día; ya que en los momentos de “baja energía mental” podrás hacer tareas de baja exigencia cognitiva que también se tienen que acometer, y podrás liberar otros momentos del día de “alta energía mental” para tareas que requieran tu cerebro a pleno rendimiento
4. Pasas por alto o infravaloras (y por tanto no pones en práctica) métodos simples y probados que funcionan.
Hay pequeños trucos y métodos más que probados que funcionan maravillosamente, pero tu pasas de ellos porque los consideras demasiado simples o aburridos … tu mismo con tu mecanismo!
Cuantas personas he visto consumir artículos y libros de autoayuda para la productividad desaforadamente, y luego no-aplicar-nada …. de-nada.
Habrás leído probablemente del tiempo que consume consultar el correo electrónico, del tiempo que nos roba el teléfono, incluso de lo adecuado de facilitar el tipo de tareas por franjas o por bloques (“Deep Work”, Carl Newport) incluso de lo fantástico que es disponer de un sistema de check-list de temas pendientes (El efecto checklist”, Atul Gawande), y de doce cosas más que dices “si, bueno, pero eso no lo soluciona todo”; y sigues organizándote y haciendo tal cual has hecho hasta ahora y llevando a cabo las mismas malas praxis.
Te aseguro que si pusieras en práctica un par de estas “técnicas simples y aburridas pero probadas”, de forma continuada y sostenida, notarias una seria diferencia en tu productividad personal.
Por poner un ejemplo, disponer de un SOP … un “Sistema de Organización de los Pendientes”, (pongo las siglas porque hay personas que cuando ven siglas les parece que es más técnico-cool, y igual lo aplican).
Ahí va: Prueba a tener un “recipiente”, digital o físico, que te sirva de lista o de “capturador” de todos los temas y pendientes que vayan apareciendo durante el día, de manera que de forma automática y sin pararte a pensar ni un momento captures el ítem, la idea o el “pendiente” en ese receptáculo (véase: lista donde apunto cualquier cosa que sale, que me dicen, o que se me ocurre que tengo que hacer; desde hacer un presupuesto hasta comprar el recambio de la impresora o agendar una reunión con alguien). De esta manera no te detienes en lo que estás haciendo, no cortas tu flujo de atención, pero a la vez tampoco descuidas el ítem o lo tienes que recordar, porque ya está “capturado”. Y una vez al día (al mediodía por ejemplo) revisas y ordenas a la lista de captura.
Algo tan simple me ha dado resultados extraordinarios.
Bueno, hasta aquí una reflexión constructiva sobre la productividad personal. Han sido solamente cuatro observaciones, cuatro consejos, cuatro apuntes, no son las soluciones definitivas, revolucionarias y iluminadas que esperas para disparar tu productividad definitivamente (porque tales soluciones no existen); pero espero que no los subestimes, como tantos otros artículos y psico-consejos para la productividad, porque he dedicado 87’ de mi mejor foco y energía mental a escribirlo 😉
