7 CONSEJOS PARA AUMENTAR TU PRODUCTIVIDAD PERSONAL CONFINADA

No se si lo habréis notado, pero en régimen de confinamiento hay muchos días que el tiempo cunde menos. No se que pasa que el día pasa más rápido. Y es desesperante a veces ver lo poco que nos cunde el día, por lo rápido que pasa el tiempo y lo poco que parece que lleguemos a hacer, cumplir o cerrar en una jornada de trabajo en confinamiento.

Y al final del día esa sensación de: “No sé que he hecho hoy exactamente, pero creo que no he avanzado demasiado en el cúmulo de cosas pendientes que tenía.”

¡Es frustrante y desesperanzador, y se van acumulando días y días con a sensación de semi-frustración por no estar haciendo todo lo que querrías, o no llegar a todo lo que querrías llegar.

Creo que a la mayoría de nosotros/as nos gustaría sentir que tenemos el control del cúmulo de “pendientes”, y que cumplimos con aquello que es mas importante, y estar satisfechos con nuestro rendimiento en confinamiento.

Organizarse, priorizar y gestionar el tiempo son mantras que se repiten hasta el infinito cuando hablamos de productividad personal, pero estaremos de acuerdo en que no es tan fácil.

Imagínate por un momento que al final del día tienes la sensación de haber avanzado, de haber aprovechado el día, de haber sido productivo/a, y que por tanto puedes relajarte porque hoy el día a cundido, y además saber que el día de mañana también va a cundir. Se llama satisfacción productiva.

Además ten en cuenta que LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL ES LA VARIABLE OCULTA DEL ÉXITO.

Pues bien permitidme sugerir 7 BUENAS PRAXIS QUE A MI ME FUNCIONA, Y QUE PUEDEN DAR UN IMPULSO EXTRAORDINARIO A TU PRODUCTIVIDAD PERSONAL

P1. ELIMINA LAS FUGAS DE TIEMPO Y ENERGÍA: porque el tiempo y la energía es todo lo que tienes en realidad

El tiempo y la energía que tenemos a lo largo del día son limitados, y por tanto muy valiosos.

Las pequeñas pérdidas de tiempo y energía son como sumideros de productividad.

“No, si es un momento …”, “Son dos minutos …” leches!!…  Diez minutos aquí, cinco allá, quince allá … y en poco tiempo puede que hayas sumado una hora (o más) haciendo pequeñas tonterías … y que fácil es distraerse en pequeñas monerías.

Además estas pequeñas tonterías cortan tu flujo de trabajo y te roban capacidad de procesamiento. Ten en cuenta que tenemos una capacidad limitada de procesamiento al día: “Hoy podrás procesar tantos trillones de megabytes, ni un byte más!”, y con eso te tienes que apañar, y aunque lo parezca no es tanto, nuestro cerebro tiene una capacidad bastante limitada y da para lo que da.

Es más tienes un número limitado de decisiones (micro-decisiones) que puedes hacer en un día, y cada vez que ocupas tu cerebro en ítems o tareas que no aportan valor estás quemando cartuchos.

Algunos dirán, “Bueno, pero es que ¡no somos robots! ¡Danos un poco de margen para despistarnos o para “pelotudear”! … coge el margen que quieras para hacer paridas, mandangas y entretenerte en fruslerías, pero luego no te quejes. Precisamente porque no somos robots debemos ser tacaños con a que le dedicamos nuestro tiempo y energía.

Déjame ponerte algunos ejemplos: mirarse un capítulo de una serie (total es de los cortos 25 minutillos), una video-llamada con tu cuñada (bueno, quizás esto es un mal ejemplo porque igual no es algo que te apetezca), una página web interesante sobre como hacer pan en casa, un viajecito a la nevera, una página de viajes para cuando salgas del agujero, un ratito de telediario (pero si dicen lo mismo en bucle!!) … todo esto es una ruta directa a los días de flatulencia productiva.

Tu mismo con tu mecanismo, pero esas fugas de tiempo y energía van a ser tu perdición, así que ponles límites, pero ya!

P2. ORGANIZATE EL DÍA EN BASE A OBJETIVOS DOPAMINIZANTES, serás más productivo/a y más feliz.

La DOPAMINA es una de las principales fuentes de placer para tu cerebro. Es la catecolamina, el químico endógeno, que activa el circuito de la recompensa en tu cerebro provocando que desees algo (y por tanto dirigas tu atención y tu acción hacia ese algo), y que cuando cuando consigues ese algo te da una descarga dopaminergica en el sistema nervioso central para hacerte sentir que eso que has conseguido vale la pena, y que por tanto vale la pena repetirlo. Desgraciadamente así funcionan gran parte de las adicciones, a base de pequeños subidones de dopamina.

Pero hay una manera más inteligente de utilizar el circuito dopaminérgico: usándolo a favor de tarea. ¿A qué me refiero? Pues mira, a tu cerebro una de las cosas que le provocan subidoncillo de dopamina es conseguir cosas y cerrar temas. Un ejemplo sencillo es cuando al finalizar algo que tenías que hacer lo tachas de tu lista de pendientes. Ese gustito que te da el hecho de tacharlo es dopamina. La satisfacción de haber terminado algo, el placer de poder decir “listo, ya esta terminado”, el orgullo del trabajo bien hecho; todo eso es dopaminérgico.

Por eso un truco que puedes utilizar para aumentar tu productividad, y de paso ser un poquito más feliz es: organízate el día en base a pequeñas metas dopaminizantes. Ponte pequeñas metas (como las metas volantes del ciclismo), para que puedas ir finiquitándolas y tachándolas de tu lista. Esta pequeña sensación de logro te dará el impulso dopaminérgico para saltar a la siguiente meta: “Listo, terminado, tachado, … next!”

Además de esta manera cuando termine el día tendrás una sensación (real) de haber avanzado y haber aprovechado el día, meta tras meta, … y es gratificante.

Ah, y te sube la autoestima 😉

3. APROVECHA LOS PICOS Y LOS VALLES DE ENERGÍA, porque de ambos puedes sacar rendimiento

En su libro “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”, Carl Newport establece un diferenciación entre dos tipos de tareas en función de la exigencia cognitiva que suponen:

– DEEP WORK: “Actividades profesionales realizadas en un estado de concentración sin distracciones que llevan las capacidades cognitivas del individuo a su mejor rendimiento. Estos momentos de Deep Work aportan realmente un nuevo valor, mejoran la creatividad y la capacidad de resolver cuestiones complejas con mayor nivel de excelencia. Requieren una inversión deliberada de la energía mental en una actividad concreta. Exige disciplina interna por parte del individuo.”

Ejemplos: escribir un artículo, preparar un presupuesto, diseñar un guion para una presentación, responder un mail complicado, leer algo con atención …

– SHALLOW WORK: “Tareas de baja exigencia cognitiva, a menudo se realizan de forma automática o con poco nivel de concentración o atención. Estos esfuerzos tienden a no crear mucho valor para profesional o para la organización, y son fáciles de replicar. Son tareas que requieren bajos niveles de inversión de energía y de atención.”

Ejemplos: reservar un vuelo, ordenar y eliminar correos, hacer lista de gastos, enviar una factura …

Es muy importante saber distinguir entre estos dos tipos de tareas para poder aprovechar al máximo tu tiempo y tu energía, tanto en los picos de energía como también en los valles de energía, y me explico:

A lo largo del día tu cerebro tendrá momentos de mayor cantidad de energía mental (estar más atento, más brillante, y más capaz), y también habrá momentos en que tu cerebro esté en modo “bajo rendimiento” o directamente “full-empane”. Curiosamente si sabes distinguir entre estos dos sub-grupos de tareas, Deep y Shallow, podrás invertir tanto los momentos de alto rendimiento como los momentos de bajo rendimiento adecuadamente, sacándole así el máximo al día; ya que en los momentos de “baja energía mental” podrás hacer tareas de baja exigencia cognitiva que también se tienen que acometer, y podrás liberar otros momentos del día de “alta energía mental” para tareas que requieran tu cerebro a pleno rendimiento.

4. APLICA MÉTODOS SIMPLES Y PROBADOS QUE FUNCIONAN, porque si está probado que funciona para que vas a inventar una rueda triangular.

Hay pequeños trucos y métodos más que probados que funcionan maravillosamente, pero tu pasas de ellos porque los consideras demasiado simples o aburridos … tu mismo con tu mecanismo!

Cuantas personas he visto consumir artículos y libros de autoayuda para la productividad desaforadamente, y luego no-aplicar-nada …. de-nada, de-nada … y comprarse otro libro a ver si esté funciona. Siempre buscando el grial, cuando el grial está ya en tus manos.

Habrás leído probablemente del tiempo que consume consultar el correo electrónico, del tiempo que nos roba el teléfono, incluso de lo adecuado de facilitar el tipo de tareas por franjas o por bloques (“Deep Work”, Carl Newport) incluso de lo fantástico que es disponer de un sistema de check-list de temas pendientes (El efecto checklist”, Atul Gawande), y de doce cosas más que dices “si, bueno, pero eso no lo soluciona todo”; y sigues organizándote y haciendo tal cual has hecho hasta ahora y llevando a cabo las mismas malas praxis, y los mismos errores.

Te aseguro que si pusieras en práctica un par de estas “técnicas simples y aburridas pero probadas”, de forma continuada y sostenida, notarías una seria diferencia en tu productividad personal.

Por poner un ejemplo, disponer de un SOP … un “Sistema de Organización de los Pendientes”, (pongo las siglas porque hay personas que cuando ven siglas les parece que es más técnico-cool, y igual lo aplican).

Ahí va un ejemplo de esta técnica maravillosa: Prueba a tener un “recipiente”, digital o físico, que te sirva de lista o de “capturador” de todos los temas y pendientes que vayan apareciendo durante el día, de manera que de forma automática y sin pararte a pensar ni un momento captures el ítem, la idea o el “pendiente” en ese receptáculo (véase: lista donde apunto cualquier cosa que sale, que me dicen, o que se me ocurre que tengo que hacer; desde hacer un presupuesto hasta comprar el recambio de la impresora o agendar una reunión con alguien). De esta manera no te detienes en lo que estás haciendo, no cortas tu flujo de atención, pero a la vez tampoco descuidas el ítem o lo tienes que recordar, porque ya está “capturado”. Y una vez al día (al mediodía por ejemplo) revisas y ordenas la lista de captura. La cabeza sirve para tener ideas y trabajar, no para acordarte de todo lo que tienes pendiente, libérala!

Algo tan simple me ha dado resultados extraordinarios.

P5. INVIERTE TU ATENCIÓN DE CALIDAD CONSCIENTEMENTE, porque sólo tienes 4 horas de calidad de atención al día

El trabajo de calidad, la ejecución de proyectos con excelencia, el servicio de calidad, el pensamiento estratégico, la resolución de problemas, la creatividad … requieren grandes cantidades de atención de calidad y capacidad de foco.

Date cuenta que tu cerebro tendrá al día alrededor de 4 horas de atención de calidad. Esto como mucho, porque el cerebro se cansa y reduce su rendimiento. Lo quieras o no tu cerebro no es una máquina que le puedes pedir todo lo quieras en todo momento: hay momentos que estás brillante, y hay momentos que estás más “empanao” que un filete, y eso tu y todo el mundo. Así que tu capacidad de concentración y de foco de calidad al día es li-mi-ta-dí-si-ma.

Tú verás lo que haces con ella.

Eso si, hay una buena noticia, como han demostrado Daniel Goleman, Richard J.Davidson y Mihaly Csikszentmihalyi, la capacidad de Control Cognitivo de la Atención es algo que se entrena y se puede aumentar (y muy considerablemente) con el tiempo.

Si tienes algo que es prioritario y requiere de tu mejor atención de calidad debes ser despiadado: bloquéate 60min, móvil en modo avión, ponte una alarma, y hasta que no suene la alarma solamente puedes hacer una sola cosa, de forma obsesiva, una sola cosa! … como habrás el correo o mires el móvil el francotirador de la productividad te vuela la cabeza. Puuuuuhhh!!

P6. COMPARTIMENTA EL DíA, crea tus horas de “bunker de trabajo”, y que sean reales.

¿Verdad que cuando no estás en cuarentena tu trabajo tiene unos horarios y unos tempos? Pues lo mismo, pero más, mucho más, por el hecho que ahora sólo depende de ti. COMPARTIMENTA tu día en franjas de trabajo. Pon que decides que, entre los críos (si tienes pequeñas criaturas corriendo a tu alrededor), las cosas de casa, y otras necesidades fisiológicas (como comer, des-comer y hacer un poco de deporte en casa); tu disponibilidad real de tiempo de trabajo son 5 horas al día (por poner algo realmente asequible). Pues bien, estas 5 horas es tu “bunker de trabajo”. Son 5 horas en las que desapareces para poder trabajar de verdad, para invertir en tu presente y en tu futuro, para ganarte el pan, para sentirte satisfecho al final del día, para poder jugar con tus hijos tranquilo/a sin pensar que no has hecho lo que tenias que hacer.

Puedes hacer 2 horas por la mañana y 3 horas por la tarde o a la inversa, pero se trata de tener un HORARIO DE TRABAJO que compartimente tu día en momentos WORK y momentos LIVING.

Y estas horas de “aislamiento de trabajo” que sean de verdad para trabajar y focalizarte en prioridades y metas … no para hacer el tonto mirando internet, revisando el correo al tun-tun, o investigando PDFs fantásticos que algún día leerás, o peor, para darle al móvil con el dedito para arriba y para abajo … que ya nos conocemos. Si quieres ser productivo/a AL MENOS NO TE ENGAÑES A TI MISMO/A.

P7. DECIDE EL DÍA ANTERIOR, porque priorizar el día anterior es lo más inteligente que vas a hacer.

No improvises lo que vas a hacer cada día. Fundamentalmente porque tu cerebro es como un monito caprichoso y va a escoger cualquier cosa que le apetezca más en ese momento, o le llame más la atención.

Mi mejor recomendación es que el día anterior, la noche anterior, lo último que hagas al terminar de trabajar sea apuntarte aquellos ítems a los que vas a dedicar atención el día siguiente; y por supuesto el día siguiente SIGUE EL GUIÓN!! Maldita sea, si tienes un guión de prioridades y tares, ¡SÍGUELO!

Te aseguro que lo que hayas decidido el día anterior que es prioritario o importante para el día siguiente será una decisión mucho más inteligente que la decisión que pueda tomar tu “Yo” de mañana por la mañana recién despertado y perezoso que quizás lo que va a hacer (erróneamente y en piloto automático) sea abrir el mail y ver que trae, para así caer en las redes de peticiones insustanciales de terceros. 

No seas tonto/a y decide tus prioridades el día anterior. Es muy simple pero funciona. 

Una buena vida está hecha de buenas decisiones.

Estos son 7 MEJORES CONSEJOS, de solvencia y eficacia probada, que puedo ofrecerte en este momento para aumentar tu PRODUCTIVIDAD PERSONAL EN CONFINAMIENTO (y fuera de confinamiento también). Que los incorpores a tu potencial depende de ti, tu mismo con tu mecanismo, pero recuerda que LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL ES LA VARIABLE OCULTA DEL ÉXITO.

Saludos y hasta pronto!